Het klinkt eenvoudig: bijhouden wie wanneer zijn facturen betaalt en ervoor zorgen dat dit ook op tijd gebeurt. Debiteurenbeheerders weten echter dat dit een ingewikkeld proces is. Wanneer het klantenbestand groot is en er veel transacties plaatsvinden is bijvoorbeeld het matchen van betalingen en facturen vaak een behoorlijke klus. Ook het afhandelen van klachten en het zo laag mogelijk houden van de doorlooptijd van facturen kost steeds meer tijd. Er gaat veel kostbare tijd verloren aan handmatige en routinematige klussen, zoals administratieve taken en het opvolgen van onbetaalde facturen. Een dergelijk inefficiënt proces is tijdrovend en daarmee niet bevorderlijk voor de cashflow.
Dit kan anders. Het wordt tijd dat debiteurenbeheerders weer ruimte hebben om klanten tevreden te houden en de doorlooptijd van facturen omlaag te krijgen.
Automatiseren is het antwoord
Maar hoe kunnen we ervoor zorgen dat deze processen efficiënter ingericht worden? Simpel, automatiseer het proces en verbeter de cashflow met specifieke software. Computers zijn immers heel goed in het sorteren van data. Dit maakt een groot gedeelte van debiteurenbeheer een perfecte taak voor technologie. Begin met automatiseren en houd tijd over voor taken waar het voor debiteurenbeheerders echt om draait: de days sales outstanding (DSO) zo laag mogelijk houden en de klanttevredenheid verhogen.Wij geven je vier redenen waarom het automatiseren van processen de debiteurenbeheerder gaat helpen:
- Real-time inzicht in de gegevens van iedere klant
Het komt regelmatig voor dat dankzij het handmatig verwerken van facturen de informatie in het klantbeeld niet up-to-date is. De debiteurenbeheerder krijgt bijvoorbeeld een melding dat een factuur nog niet is betaald, terwijl de klant dit al wel heeft gedaan. Het matchen is niet op tijd gebeurd en de klant ontvangt onterecht een herinnering. Automatisering verkort de tijd die tussen het ontvangen van een betaling en het registreren daarvan zit. Daarnaast is het in software mogelijk om te koppelen met al bestaande systemen, zoals boekhoudpakketten. Hierdoor is integratie met verschillende data mogelijk en is er organisatiebreed altijd een duidelijk overzicht beschikbaar van welke klanten er nog benaderd moeten worden en welke al netjes hun facturen betaald hebben. Het real-time inzicht in de klantgegevens maakt het voor zowel de debiteurenbeheerder als voor de klant veel overzichtelijker. - De cashflow wordt bevorderd
Een goed overzicht van de klanten waarbij facturen nog open staan, maakt het makkelijker om zeker te weten dat de uitgaven en inkomsten matchen. Dit zorgt ook voor een accuraat overzicht van bedragen die nog binnen moeten komen. Facturen kunnen hierdoor sneller worden verstuurd en zullen dan ook sneller worden betaald. - Operationele kosten gaan omlaag
De automatisering brengt uiteraard kosten met zich mee, maar betaalt zichzelf al snel terug doordat er beter gebruik wordt gemaakt van de tijd die debiteurenbeheerders hebben. Taken die normaal gesproken veel tijd – en daarmee geld kosten – kunnen door dankzij automatisering worden overgenomen. Hierdoor hebben medewerkers meer tijd over om dingen te doen die computers juist niet kunnen. - Meer aandacht voor de klant
Klanten zorgen ervoor dat een bedrijf zijn eigen facturen weer kan betalen. Juist om die reden is het belangrijk om klanten op een vriendelijke, persoonlijke manier te benaderen. Wanneer de benadering van klanten in de debiteurenbeheerstrategie op de juiste manier wordt aangepakt, bevordert dit de klantrelatie. De versnelling van het debiteurenbeheer en de mogelijkheid om klanten op basis van het betaalgedrag te segmenteren, zorgen ervoor dat de klantcommunicatie accurater is. Door een gestroomlijnd proces is er meer tijd om echt met de klant te praten en een rapport met persoonlijke klantgegevens op te bouwen om dit ook in de toekomst te kunnen doen.
Gestroomlijnd proces
Het automatiseren van bepaalde taken van de debiteurenbeheerder dankzij software kan dus op veel verschillende vlakken voor vooruitgang en efficiëntie zorgen. Een gestroomlijnd proces zorgt voor een duidelijker beeld van elke klant, geeft meer inzicht in de uitgaven en inkomsten en maakt meer tijd vrij voor debiteurenbeheerders om zich te richten op belangrijke zaken die computers niet kunnen. Denk bijvoorbeeld aan het maken van (betaal)afspraken en het onderhouden van klantcontacten. Zo zorgt automatisering voor een betere klantencommunicatie en een veel efficiënter werkproces. Genoeg redenen dus om het automatiseren van je debiteuren nu écht in overweging te nemen.
Outstanding24 kan je helpen bij deze beslissing. Wil je weten hoe debiteurenbeheersoftware jou kan helpen? Plan dan eenvoudig een demo met ons in.
