Een debiteurenbeheer strategie is een essentieel aspect binnen elk bedrijf. Het stelt een bedrijf namelijk in staat om de cashflow te beheren door een beleid en processen te ontwikkelen die late of uitblijvende betalingen van facturen voorkomen. Zonder een effectieve strategie kan de bedrijfsgroei worden belemmerd. Het is daarom van cruciaal belang te zorgen voor een probleemloze implementatie van een debiteurenbeheer strategie. Maar voordat je dit kan doen, moet een aantal vragen worden beantwoord: Wat is het doel van de strategie? Hoe ziet de betalingsherinneringsflow eruit? En wie heb je nodig voor de implementatie? Als deze vragen zijn beantwoord, helpen de volgende factoren bij het succesvol implementeren van de strategie:
1. Stel duidelijke doelen en begin bij de basis
Verdeel de strategie in duidelijke doelstellingen en houd deze tijdens het implementatieproces in de gaten. Als deze doelen eenmaal zijn gesteld, heb je een solide basis om uiteindelijk op te bouwen. Stel dat je als organisatie het streven hebt om alle betalingen binnen 30 dagen te ontvangen, is de volgende stap om te bepalen hoe je dit doel kunt bereiken.
2. Betrek de juiste mensen
Zorg ervoor dat alle stakeholders en ook de benodigde middelen in een vroeg stadium bij het proces worden betrokken. Daarnaast is het belangrijk dat alle middelen worden toegewezen en gepland om de oplossingen op tijd te leveren. Voor een probleemloze implementatie van een debiteurenbeheer strategie moet niet alleen het debiteurenbeheer team betrokken worden, maar in veel gevallen ook de financiële- en de IT-afdeling. Deze laatste is een belangrijke stakeholder, terwijl we in de praktijk merken dat het belang van deze afdeling vaak wordt onderschat. De IT-afdeling moet al in een vroeg stadium betrokken worden bij de plannen om ervoor te zorgen dat de beste oplossingen en tools worden gekozen en ingezet.
Daarnaast is het aanstellen van een projectmanager een belangrijke succesfactor, omdat deze elke fase van het proces overziet en ervoor zorgt dat altijd de juiste mensen worden betrokken. Daarnaast moeten ook de eindgebruikers betrokken worden om te garanderen dat de juiste basisfunctionaliteiten worden begrepen. Samenwerken met de eindgebruiker helpt ook om eventuele problemen snel op te lossen.
3. Onderschat de processen niet
Het implementeren van een debiteurenbeheer strategie vergt veel tijd en aandacht. Onderschat het dus niet. Zorg ervoor dat de juiste mensen ingezet worden om ervoor te zorgen dat het een succes wordt. Onderschat dan ook niet wat je nodig hebt van de strategie. Hoewel deze stappen cruciaal zijn voor een probleemloze implementatie van een debiteurenbeheer strategie, is het werk nog niet gedaan als de strategie of oplossing eenmaal is ingevoerd. Houd daarom altijd rekening met nazorg, vooral omdat de technologie zo snel verandert en je moet blijven kijken hoe je de strategie kunt verbeteren. Blijf voortdurend onderzoeken of de strategie nog aansluit bij de huidige tijd, want alleen dan is de strategie effectief en zorg je uiteindelijk voor een continue cashflow.
Wil je jouw eigen debiteurenbeheer strategie implementeren? Start vandaag nog jouw proces en vraag een vrijblijvende demo bij ons aan.
