We begrijpen dat niets zo vervelend is als een klant die niet betaalt voor producten of diensten die jij wel geleverd hebt. Dat kost je alleen maar meer geld. Wat kun je doen als je klant je facturen niet betaalt?
We geven je 5 tips en leggen je daarbij uit wat de software van Outstanding24 voor jouw bedrijf kan betekenen.
1. Betalingsherinneringen sturen
Als je klant niet betaalt, ontkom je er niet aan om betalingsherinneringen te versturen. Dat is nog steeds de meest effectieve manier om facturen betaald te krijgen. Zorg dat je een termijn instelt voor de betalingsherinneringen. Wacht niet te lang met het sturen van de eerste betalingsherinnering. Stel dat je klanten 14 dagen hebben om hun facturen te betalen, stuur dan een herinnering op dag 15 of uiterlijk dag 16. Als je klanten merken dat je er bovenop zit, zullen ze hun facturen sneller betalen.
Met onze debiteurensoftware kun je je betalingsherinneringen automatisch laten versturen. Je kan een frequentie instellen en zelf kiezen of je de betalingsherinnering per mail of brief verstuurt.
2. Maak betalingsregelingen met je klanten
Kan je klant een factuur niet betalen? Dan is het soms voor de klantrelatie gunstiger om een betalingsregeling met je klant te maken dan de hele betaling uit te stellen. Maak duidelijke afspraken met je klant, bijvoorbeeld: in hoeveel termijnen mag je klant betalen? De betalingsregelingen die je met klanten hebt afgesproken, leg je eenvoudig vast in het onze software. Het termijnbedrag wordt automatisch berekend en met één druk op de knop verstuur je een bevestiging van je afspraken naar je klant. Uiteraard houdt de software vanaf dat moment de deelbetalingen in de gaten.
3. Stem de communicatie af op de situatie van jouw klant
Een klant die over het algemeen goed betaalt, wil je natuurlijk niet te streng benaderen als hij eenmalig de betalingstermijn overschrijdt. Dat zou ten koste gaan van de klantrelatie. Heb je een klant die vaker je facturen niet betaalt? Dan wil je hem/haar juist strenger benaderen. Vanzelfsprekend wil je de eerste betalingsherinnering vriendelijker laten klinken dan de laatste. Met de Dynamic Flow van onze software kun je automatisch voor elke klant de beste aanpak bepalen. Dat houdt in dat je klanten die regelmatig op tijd betalen in de vriendelijke flow terecht komen en klanten die vaak te laat betalen in de strengere flow, waar er minder tijd tussen de herinneringen zit.
4. Bel je klant
Heeft je klant na een aantal betalingsherinneringen nog steeds niet betaald? Dan is het verstandig om telefonisch contact met je klant op te nemen. Persoonlijk contact is erg belangrijk. Zo kun je afspraken met je klant maken. En voordat je besluit dat je een incassotraject start, is bellen wenselijk. Je kunt ook al eerder in het traject bellen als je dat fijn vindt. Je kunt op elk gewenst moment een belactie toevoegen aan de flow van de betalingsherinneringen. De belacties kun je bekijken in een overzichtelijke lijst.
5. Start een incassotraject
Hebben de betalingsherinneringen en je telefoontje niet het gewenste effect gehad? Start dan een incassotraject. Het grote voordeel hiervan is dat ‘vreemde ogen die dwingen’ er vaak voor zorgen dat de facturen in dit traject snel betaald worden. Het incassotraject is volledig geïntegreerd in onze software. Dit wordt automatisch in gang gezet, wanneer jouw klant na de betalingsherinneringen nog steeds niet heeft betaald. We werken samen met incassobureau BVCM. Zo wordt al je klantcommunicatie vanuit een betrouwbare partij verstuurd zonder dat je de controle verliest. Jij bepaalt wat de interval tussen de sommaties is, die kan je altijd aanpassen en jij beslist of je incassokosten en rente in rekening brengt bij je klant.
Meer weten over hoe je met onze super gebruiksvriendelijke software jouw klanten beter en sneller laat betalen? Neem contact met ons op!
