Het downloaden van software is de laatste jaren enorm eenvoudig geworden, maar de veiligheid is lang niet altijd even makkelijk in goede banen te leiden. Binnen een organisatie worden zomaar een tiental tools toegepast, waaronder debiteurenbeheersoftware. Als je werkt met een alles-in-één programma, dan verhoogt dit de productiviteit en de efficiëntie. Maar hoe waarborg je nu de veiligheid binnen die werkprocessen?
De tijd van Excel is voorbij
Om te beginnen is het tijd om afscheid te nemen van houtje-touwtje processen. Met losse Excel-bestanden en een drive vol documenten neem je als organisatie niet de essentiële voorzorgsmaatregelen. Hierdoor staat de toegang tot jouw bestanden op een kier en breng je de veiligheid van de organisatie in het geding. Door software te gebruiken, bijvoorbeeld voor het debiteurenbeheer gekoppeld aan de boekhouding, bundel je alle informatie op één plaats, wat minder security risico’s met zich meebrengt. Daarnaast is de kans op menselijke fouten ook veel kleiner en worden alle acties gelogd. Je weet dus altijd wie wat gedaan heeft.
Voordelen van cloud-software versus on-premise
Hoewel de voordelen van cloud-software overduidelijk zijn, is het nog belangrijker om te beseffen dat je de nadelen van on-premise software uit de organisatie wilt verwijderen. De risico’s huizen met name in gedownloade tools. Dit zijn alle voordelen van software in de cloud:
- Cloud-software kun je upgraden op eenvoudige wijze, dus het werkt heel fijn op schaalbare wijze
- Je kunt de tooling altijd en overal gebruiken, dus je werkt locatie-onafhankelijk
- Updates uitvoeren en back-uppen gaat veelal automatisch, zonder down-time
- Geen last van vertragingen, wanneer teamleden op verschillende locaties inloggen
- Cloud-servers nemen veiligheidsmaatregelen in acht en hebben back-ups, inbraakpreventie en controles waardoor de kans op problemen heel klein is
- 2-factorauthenticatie bij het inloggen als toegangscontrole
Debiteurensoftware is key
Naast de veiligheid is het ook verstandig om na te denken over de voordelen van debiteurenbeheersoftware. Uiteraard werk je efficiënter, automatiseer je gegevensstromen én log je in met 2-factor authenticatie om een hack te voorkomen. Maar daarbij heeft de software zelf ook pluspunten voor jou als financieel verantwoordelijke.
Door alle debiteurgegevens op één centrale plaats te bewaren, heb je een overzichtelijk dossier per debiteur. Alles wordt vastgelegd en inzichtelijk gemaakt, waardoor je strategische beslissingen kunt nemen. Als je weet van de hoed en de rand, dan kun je actiegericht besluiten doorvoeren. Dit is vooral een fijne feature voor risicomanagers. Stel je voor dat je in één oogopslag alle informatie over de debiteuren kunt analyseren:
- Om wie gaat het?
- Wat speelt er in dit dossier?
- Wat is het betaalgedrag?
- Hoe de DSO te verminderen
- Hoe de cashflow te verhogen.
Bij Outstanding24 kunnen we je daar in ondersteunen. Wil je meer weten hoe wij jou kunnen helpen om van alle losse Excelbestanden af te komen met behulp van geautomatiseerd debiteurenbeheer gekoppeld aan jouw boekhoudpakket? Neem dan contact met ons op.
