Je factuur betaald krijgen; uitdaging of makkelijk?
Dat het een uitdaging kan zijn om klanten een factuur op tijd betaald te krijgen is voor veel finance professionals geen nieuws. Uiteraard zijn er verschillende reden waarom klanten een factuur niet of niet op tijd betalen. Er kan iets mis zijn met de geleverde goederen of diensten of er is iets misgegaan in de verwerking de factuur. Toch blijkt een van de meest voorkomende redenen dat facturen onbetaald blijven gebrek aan geld. De klant heeft simpelweg de middelen niet om de factuur te betalen.
Voor leveranciers en hun credit financiële afdelingen veroorzaakt het niet betalen van facturen enorme kopzorgen. Het vraagt allereest extra werk om achter de betaling aan te gaan, maar het niet of te laat betaald krijgen van facturen kan uiteindelijk ook een aanzienlijke impact hebben op de cashflow van hun eigen organisatie.
Het is van vitaal belang dat bedrijven ervoor zorgen dat ze over de juiste procedures en het juiste beleid beschikken om de niet-betaling van facturen te voorkomen. Onze top vier tips om ervoor te zorgen dat je betaald krijgt:
-
Ken je klant
Het is geweldig om een nieuwe klant te krijgen, maar het is belangrijk om zoveel mogelijk over hen te weten. Maar al te vaak stellen bedrijven de eenvoudige vragen niet zoals, wie is deze klant? Wat is hun achtergrond en waarom zijn ze naar mijn organisatie gekomen? Door te weten met wie je zaken doet, is het makkelijker om te beslissen of het om een klant gaat die je moet aannemen en of er risico’s aan verbonden kunnen zijn. Voorafgaand aan de verkoop, kan je een kredietcontrole uitvoeren. Als je een kredietreferentierapport bekijkt, moet je de volgende vragen stellen: Zijn alle rekeningen up-to-date? Ziet alles er goed uit? Is het een gevestigd bedrijf? Je moet ook controleren of de hier gegeven informatie overeenkomt met de gegevens die op de aanvraag zijn vermeld.
-
Stel duidelijke handelsvoorwaarden op
Zorg ervoor dat je de handelsvoorwaarden vanaf het begin van de relatie duidelijk aan je klanten communiceert. Geef duidelijk aan dat je strikte betalingstermijnen van 30 dagen hanteert en dat de betaling binnen deze termijn moet plaatsvinden.
-
Voer strikte credit control termijnen in
Zodra je duidelijke handelsvoorwaarden hebt vastgesteld, zorg er dan voor dat je credit control team deze strikt naleeft. Zorg ervoor dat de klanten de gevolgen van het niet naleven van deze voorwaarden kennen. Als klanten bijvoorbeeld niet binnen de termijn van 30 dagen betalen, zal je credit control team op de 31e dag achter de betaling aan gaan door een betalingsherinnering uit te sturen. Dat kan natuurlijk handmatig, maar nog makkelijker is het om software dit automatisch te laten doen. Is de betaling na 3 herinneringen nog niet binnen dan wordt deze automatisch doorgezet naar de incassofase. Heeft ook dat niet het gewenste effect kan je er voor kiezen het dossier door te zetten naar de deurwaarder.
-
Zorg ervoor dat je verkoopteam op één lijn zit
Je verkoopteam is de eerste die met klanten te maken krijgt en zal over het algemeen prioriteit geven aan de verkoop en weinig aandacht hebben voor hoe en wanneer de betaling zal worden gedaan. Zorg ervoor dat je verkoopteam goed op de hoogte is van de credit control procedures om te voorkomen dat er bij het afsluiten van een verkoopovereenkomst van deze voorwaarden wordt afgeweken. Dit zal helpen om ervoor te zorgen dat de handelsvoorwaarden worden nageleefd en dat klanten geen afwijkende informatie krijgen.
Automatisering kan organisaties helpen om processen te standaardiseren en te optimaliseren. Zo kan software voor debiteurenbeheer een deel van de sleur van het incassomanagement weg te nemen, door het automatiseren van de communicatie om achter de betaling aan te gaan. En zorgt het voor een effectieve en efficiënte opvolging van onbetaalde facturen, met als resultaat een snellere betaling en betere cashflow.
