Het proces

Koppeling met uw boekhoudpakket

Open een account bij Outstanding24 door deze te koppelen aan uw boekhoudpakket. Wij ontvangen dan alle benodigde data, zodat we meteen voor u aan de slag kunnen gaan. U blijft zelf 100% in controle. En u ontvangt van ons wekelijks een e-mail die u in één oogopslag de belangrijkste cijfers toont. Welk bedrag aan facturen staat er open, hoeveel herinneringen gaan er de komende week uit, zijn er facturen die uw aandacht nodig hebben? Perfect om snel inzicht te krijgen in uw financiële situatie. Zodat u met een gerust hart kan ondernemen.

 

outstanding dashboardHerinneringen instellen

In ons systeem stelt u zelf eenmalig in op welke dagen van de week Outstanding24 de herinneringen verstuurt en op welke manier dit gebeurt. Om de relatie met uw klant niet onnodig onder druk te zetten, stelt u in wat het moment is waarop herinneren gebundeld moeten worden. Op die manier voorkomen we dat er automatisch meerdere herinneringen per dag verstuurd worden.

 

U kunt er ook voor kiezen om ons algoritme zijn werk te laten doen. Wij noemen dit onze ‘Dynamic Flow’, waarin we klantvriendelijk herinneren voorop stellen. Ons slimme systeem bepaalt dan zelf, op basis van historische betaalgegevens, een passende aanpak. Niet elke klant is gelijk. Dus iedereen krijgt de juiste aanpak.

 

Alle door ons verstuurde herinneringen en communicatie voldoen aan wettelijk gestelde eisen. Mocht uw factuur, na het herinneringen traject,  onbetaald blijven gaan het automatisch over naar het incassotraject . U hoeft hiervoor dus zelf geen externe partijen meer te selecteren. Dit traject zit in ons product.

 

E-mail, brieven, telefoontjes en 14-dagen brief

Uw klant herinneren aan een onbetaalde factuur kan op verschillende manieren. Bovendien kan dit per debiteur verschillend zijn. En soms is een combinatie van e-mails, geprinte herinneringen en telefonisch contact de sleutel tot succesvolle betalingen.

 

Tegen zeer lage kosten verstuurt Outstanding24, naast e-mails, herinneringen op uw eigen briefpapier. Ons callcenter kan uw debiteur ook telefonisch benaderen. Of u draait zelf een ‘bellijst’ uit.

 

De laatste herinnering in het proces is de 14-dagen brief (bij B-to-C vorderingen). In deze brief staan alle factuurgegevens opgesomd en worden de incassokosten aangekondigd. Om op een later moment aanspraak te maken op deze kosten, is het wettelijk verplicht bepaalde gegevens op te nemen in deze laatste herinnering. Wij zorgen ervoor dat uw 14-dagen brief aan deze wettelijke eisen voldoet. Nog steeds staat voorop dat alles transparant en makkelijk herkenbaar voor u is en dat is terug te zien in onze systemen.

 

Debiteurenbeheer onlineIncassotraject

 

Helaas leidt een intensief herinneringstraject niet altijd tot een (volledige) betaling. Op het moment dat alle stappen van dit traject zijn doorlopen, starten wij het incassotraject. De incassokosten en rente berekenen wij volgens de Wet Incasso Kosten. Uw debiteur betaalt de incassokosten, die minimaal € 40,- bedragen, aan u. In soms voorkomende gevallen kunt u een dossier al dan niet tijdelijk te pauzeren wanneer de situatie zich daarvoor leent. Zodra uw vordering overgaat naar het minnelijk incassotraject, versturen wij e-mails en brieven uit onze naam. Op die manier is het voor uw debiteur duidelijk dat de openstaande post(en) uit handen zijn gegeven. Wij controleren de naam en adresgegevens van de debiteur voordat het traject wordt opgestart. Alle acties worden vastgelegd in een dossier. Hierdoor krijgt u een volledig dossier. Indien er geen betaling in deze fase plaatsvindt kunt u overwegen de zaak door te zetten naar een door ons geselecteerde gerechtsdeurwaarder, onder gunstige financiële condities.

 

stroomschema debiteurenbeheer

 

Naar de gerechtsdeurwaarder

Ondanks de herinneringen en incassobrieven is uw rekening nog steeds niet betaald. Dan wordt het tijd om gerechtelijke stappen te zetten. Het volledige dossier wordt automatisch doorgestuurd naar Van Arkel Gerechtsdeurwaarders. U dient dan, volgens wettelijk gestelde eisen, eerst het bijbehorende griffierecht aan ons over te maken. Na ontvangst van deze betaling wordt de procedure opgestart. Het gerechtsdeurwaarderskantoor stuurt nog eenmaal een minnelijke brief naar uw debiteur. Deze brief is bewezen effectief en zorgt in veel  gevallen voor betaling.

 

Als dit niet tot betaling heeft geleid, dan wordt automatisch de dagvaarding opgesteld. Dit is een officieel document waarin de eisende partij (de schuldeiser) de gedaagde partij (de schuldenaar) meldt dat deze (de schuldenaar) zich op een bepaald moment voor de rechter moet verantwoorden. Op basis van het bij Outstanding24 opgebouwde dossier heeft u een sterke zaak. Zo is er een grote kans op succes bij de rechter. Na het verkregen vonnis zal de gerechtsdeurwaarder gerichte acties ondernemen om uw geld te incasseren. In ons systeem houden we u op de hoogte van alle fases.

 

 

Vraag vrijblijvend een demo aan!